Акт приема-передачи трактора – дополнение к договору купли-продажи или иному документу, подтверждающему приобретение техники или прием ее в аренду. Акт считается первичным бухгалтерским документом, фиксирующим факт оказания услуг или передачи материальных ценностей от одного лица другому. Он составляется по шаблону, но чтобы в дальнейшем при использовании трактора не возникло никаких проблем по юридической части, важно знать нюансы подписания акта приемки-передачи.
Стороны соглашения
При подписании документа необходимо убедиться, что на технику, передаваемую новому владельцу или в аренду, есть правоустанавливающие документы. В п. 1 ст. 209 ГК РФ написано, что собственник должен иметь право владения, пользования или распоряжения имуществом. Соглашение может подписываться по факту сублизинга или субаренды, в этом случае собственнику необходимо иметь первичные документы по сделкам, в которых прописано право передачи трактора третьему лицу.
В качестве второй стороны соглашения может быть:
- покупатель:
- арендатор;
- представитель службы ремонта.
Акт приема-передачи может быть составлен в случае временного пользования техникой, тогда документ подписывается на основании приказа руководителя по предприятию.
Акт всегда составляется в интересах обеих сторон. Если он определяет право покупки и владения трактором, то это документ, подтверждающий техническое состояние машины на момент покупки. Если акт приема-передачи подписывается в отношении аренды, то арендодателю он дает гарантию, что по окончанию обозначенного срока трактор будет возвращен в исправном состоянии.
Лицо, передающее технику второй стороне, обязательно должно иметь полномочия на эти действия. Без соответствующей доверенности или при действиях в ущерб интересам собственника подпись передающей стороны по решению суда может быть признана неправомерной. Согласно п. 2 ст. 174 ГК РФ подобное решение может быть вынесено в случае, если вторая (принимающая) сторона заранее знала об ущербе для собственника, либо имел место сговор.
Важные моменты
Перед подписанием проверяют наличие залога или обременения в отношении передаваемой техники. Регулярные техосмотры и оформление залога на самоходные машины проводят органы Гостехнадзора.
Это требование прописано в ст. 5 Положения «О государственном надзоре за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники в Российской Федерации», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.12.93 №1291 и Постановлением Правительства РФ от 12.08.94 №938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации».
Также перед подписанием акта обязательно проверяют техническое состояние передаваемого и получаемого трактора. Все нюансы должны быть обозначены в документе, особенно если речь идет о предоставлении техники в аренду или временное пользование.
Если этот пункт пропущен, то при возвращении машины владельцу все расходы, связанные с устранением недостатков техники, которые не были отражены в акте, считаются обязанностью стороны, использовавшей трактор. Это требование прописано в ст. 644 ГК РФ. Также здесь оговаривается момент, что арендатор в течение всего времени использования должен поддерживать состояние арендованного транспортного средства, осуществлять ТО, текущий и регламентный капитальный ремонт.
Как составить акт приема-передачи трактора
Единого образца акта приема-передачи трактора не существует. Его упразднили еще в 2013 году, с тех пор документ составляют в произвольной форме. Обязательным требованием при этом считается проставление подписей обеих сторон соглашения и печатей, если акт подписывается между юридическими лицами.
Примерная структура документа:
- Название документа и его порядковый номер.
- Дата, место составления акта.
- Данные участников сделки с полным указанием фамилии, имени и отчества подписантов, а также доверенности, на основании которой действует арендодатель.
- Реквизиты договора купли-продажи, если акт подписывают после покупки трактора или оформления договора ответственного хранения.
- Характеристики трактора: название, количество, вес, габариты, модель двигателя.
- Обнаруженные при приемке недостатки и особенности технического состояния трактора.
- Подписи сторон с расшифровкой.
Важно помнить, что акт не заменяет собой договор купли-продажи, аренды или передачи техники в хранение. Если соглашение не было подписано, то в случае возникновения спорных моментов заинтересованная сторона может обратиться в суд, заявив, что трактор она не получала, либо получила его по заниженной стоимости, либо получила трактор с дефектами. Если происходит покупка подержанной техники, то акт целесообразно включать в основной договор купли-продажи.
Учет и хранение документов
Акт формируют в двух экземплярах. Если соглашение подписывается между физическими лицами, то хранить его не обязательно, но желательно. В случае проверки налоговая служба не налагает за отсутствие акта штраф. Если же хотя бы одной стороной соглашения выступает юридическое лицо, то хранение считается обязательным с возможным штрафом за отсутствие документа.
Сведения о подписанном соглашении вносят в журнал регистрации внутренних документов. Хранят акт вместе с основным договором и платежным документом, который подтверждает факт передачи денег за технику. Срок хранения – минимум 10 лет. В зависимости от внутренней политики предприятия этот срок может быть увеличен.
